A gestão documental é fundamental para o bom funcionamento do Poder Público, pois a proteção especial aos arquivos servem como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico.
Por isso, levando em consideração o número de processos e arquivos do Tribunal de Justiça potiguar, foi criado o Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário, que vai organizar os arquivos do Tribunal, de forma a ajudar a preservá-los.
Considerando diversos fatores, como a política de gestão documental do Poder Judiciário, discutida no âmbito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e o fato de que a gestão documental é pressuposto para a transparência pública, o TJRN publicou no último dia 17 de julho a Resolução nº 20, que institui o Programa de Gestão Documental.
O Programa consiste em um conjunto de procedimentos para avaliar, arquivar ou eliminar documentos do Poder Judiciário.
O objetivo é assegurar a preservação, guarda e acesso fácil aos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades jurisdicionais e administrativas, seja em meio físico ou eletrônico. Todos os arquivos serão classificados e descritos de forma padronizada, para que as suas informações sejam melhores preservadas.
Os documentos que não serão armazenados só serão eliminados caso sejam considerados sem valor de guarda permanente, depois de um processo de avaliação criteriosa. Todos os documentos institucionais que forem eliminados serão reciclados.